ＭＶＫ

今すぐできる！改善賞

 教育政策課

「課宛てメールの自動転送（日中）」

毎日大量に届くメールの中身を確認し、担当者や担当グループに転送するのに苦労していた。

そこで、課に届いたメールの自動転送RPAを作成し、1日に複数回、時間になると自動的に起動してメールを転送するように設定した。このシステムを導入し、現在8割程度自動転送できているため、残り2割のメールのみ対応すればよく、職員の負担が軽減された。また、転送リストに一度登録することで次回から自動で転送されるため、転送先を探す手間がなくなった。

上下水道局

下水道施設課

「図面はすぐそこに！QRコードで簡単アクセス！」

異常が発生したマンホールポンプ場に駆け付ける場合、図面を棚から探し、持っていく必要があった。そのため、(1)荷物がかさばる(2)雨天時に図面が濡れてしまうなどの問題が発生していた。
そこで、図面をデータ化し、作成したアプリ上で閲覧可能にした。また、データ閲覧用QRコードをポンプ場に設置したため、その場でタブレット等を使ってQRコードを読み取ることで電気図面のデータをすぐに確認できるようになった。

 観光プロモーション課

「ミニ観光案内でスマート観光」

冊子型の観光案内パンフレットを発行しているが、他課の視察対応等への使用が多くなり消費数が増大し、観光客の手に届きにくくなってしまった。
この状況を改善するために、観光パンフレット等閲覧用のQRコードを載せた名刺サイズのミニ観光案内(観光案内・お土産情報・飲食店情報を網羅)を作成した。プリンターに名刺シートをセットし、印刷をするだけで観光案内パンフレットが完成！在庫不足が解消された。また、観光案内パンフレットの内容に加え、飲食店ガイドマップや豊橋市お土産情報サイトの情報も盛り込み、コンパクトなサイズで充実した内容となった。

 まちなか活性課

「ICTで業務をスマートに革新！kintoneとRPAで実現する業務のデジタルシフト！」

市民等が豊橋駅南口駅前広場及びまちなか広場の利用をする場合、まちなか活性課に電話で予約状況を確認し、申請書をメールや紙媒体等で提出する必要があった。しかし、申請書の記入内容が複雑であったため、修正を依頼することが多かった。
この状況を改善するために、各広場の予約状況をkintoneアプリ等を用いてインターネット上で閲覧可能にし、オンライン申請を開始した。また、RPAを活用し、申請データから添付文書の作成を自動化した。これによって、申請者は、いつでもどこでも予約状況を確認し、簡単に申請が可能になり、記入ミスも減少した。そのため、修正や申請に対応する職員の負担も減少した。

改善件数18件

最も多く改善に取り組んだ課として表彰する。

改善件数18件

最も多く改善に取り組んだ課として表彰する。